工厂审厂验厂应对技巧

工厂在应对客户质量验厂和审厂时,需要注意以下几点细节:


1. 接待准备:
 - 提前了解客户的验厂和审厂标准和要求,确保工厂的生产和管理符合相关标准。
 - 确保工厂内部设施、文件和记录的完备性和准确性,以便随时提供给审核员查阅。
 - 指定一位经验丰富、沟通能力强的人员作为主要接待人,负责与审核员沟通和协调安排。
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2. 审核通过:
 - 严格按照客户和相关标准要求,合理组织、规范生产和管理流程,确保产品质量和安全性。
 - 主动展示工厂的管理体系和质量控制措施,向审核员展示工厂的实际生产过程和结果。
 - 积极配合审核员的工作,如提供必要的文件记录、安排相关员工配合审核等。

3. 回答审核问题:
 - 对于审核员提出的问题,需耐心倾听,并以诚恳、专业的态度回答,确保信息准确、清晰。
 - 若有疑问或不清楚的地方,可适当地请示其他相关部门或人员,尽快给予回复。
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4. 处理审核问题:
 - 若审核员指出工厂存在的不足或问题,需主动承认并提出改善方案,并在后续跟进中展示改进措施的执行情况。
 - 要及时沟通和协调内部相关部门,采取措施解决问题,避免问题被放大或延误。


当工厂应对客户质量验厂和审厂时,注意下面这些细节和技巧参考:

1. 审核客人的称呼:
 - 在接待准备阶段,确认客户的姓名和职务,并在审核员到访时正确称呼,表现出尊重和礼貌。


2. 欢迎看板:
 - 在工厂接待区域设置欢迎看板,用客户的母语和英语欢迎客户,增加亲和力和专业感。

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3. 语言技巧:
 - 在回答审核问题时,使用清晰、简洁的语言表达,避免过多的行业术语和技术名词,以确保审核员理解。
 - 例如,针对质量控制方面的问题,可以简明扼要地说明工厂的检验流程和标准,避免过度的技术性描述。



很多企业都很害怕“客户审核”,殊不知,客户审核就是“二方审核”,有的时候,明明我们做的很好,为什么在面对客户审核时,却总是出现这样那样的问题,让客户对我们不满意,影响公司的订单。


本文将介绍一些审核的应对方法,帮助大家积极应对客户审核。





一、迎审前要搞清楚的问题

(1)客户是新客户还是老客户?

新客户,迎检的不确定性较大。因为,先前没有迎审过,不了解客户验厂的重点及水平怎样?因此,负责迎审人员必须把最好的迎检水平展示出来,无论从现场的准备还是迎审文件的准备都要做好。否则,将影响签订合同。



(2)客户来现场审核的加工产品是什么?

二方客户验厂基本上注重过程控制,一定要把相关加工产品的工艺、HACCP计划、过程记录以及相关的追溯材料准备完整,这是审核的核心所在。现场的加工流程必须要和HACCP计划工艺流程图完全一致。





(3)客户是否提供了相关审核的清单?

很多客户在验厂前,会给企业提供一份审核清单,让企业在审核前一周提供相关的电子版资料(日本客户这样做的多)。这些资料提供一定要真实,确保与实际验厂资料相一致。




1.业务人员

接收到审核讯息后,应及时了解客户的需求和要求


a.审核时间确认,是否合适(类似产品正在生产);

b. 出席人员确认(质量人员和研发人员) ;

c.审核内容或方向确认;

d. 其他客户特殊要求;

e. 产品调查问卷、汽车客户清单、客户特殊要求清单、与客户签订的相关协议;

f. 订单评审记录表、订单变更记录;



3.质量人员准备

依据业务的讯息召开审核前准备会议,针对相关审核内容进行任务分配,明确审核各项目的责任部门和负责人,并确定内部预审方案。明确正式审核时各阶段的陪同人员:


a.尽量争取内部预审一次,审核相关部门依会议决议和分工

b.检查所有执行事项是否符合体系要求;

c.检查相关记录是否齐全;(进料检验报告. 首件检验报告.制程巡检记录.出货检验报告)

d.检查员工培训记录是否到位;

e.检查相关文件是否现行版次;

f.检查不符合项是否关闭;

g.检查纠正措施是否执行;

h.检查FMEA/CP是否更新有效执行;

i.检查内审是否执行,相关不符合项目是否关闭;



5.人事

a.年度培训计划、培训签到表、培训考核记录;

b.岗位职责说明书、特殊岗位人员名单;

c.岗前培训记录,转岗培训记录、转正考核记录;

d.年度培训计划达成率、员工满意度a.年度培训计划、培训签到表、培训考核记录;

b.岗位职责说明书、特殊岗位人员名单;

c.岗前培训记录,转岗培训记录、转正考核记录;

d.年度培训计划达成率、员工满意度


7.体系管理部门

a.制定三年经营计划、统计本年度的达成情况是否到位;

b.组织内部审核、产品审核、过程审核,做好计划表、检查表、不符合报告、总结报告是否到位;

c.组织管理评审,做好总结报告、改善措施报告、管理评审记录是否到位。



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社团活动

社团是大学生活中丰富多彩的一部分,不仅可以结交志同道合的朋友,还能锻炼自己的能力和技能。


二、迎审时注意的问题:注重细节!

⑴负责迎检人员对公司的基本情况一定要“了如指掌”,基本情况大体包括:公司的成立日期、占地面积、建筑面积、人员数量、产能及销售额、公司获得的相关资质等;


⑵把公司的相关资质证书原件、相关的厂区平面图、车间布局图、虫害布局图、工艺流程图等要放置在现场,可以第一时间提供给客户;


⑶厂区的卫生一定要做好,地面不要有垃圾(例如:烟头),厂区不要有动物(例如:狗)乱窜,杂草要修整,垃圾要及时清理等;


⑷一个好的更衣室,会给审核人员留下一个非常好的印象,这一点一定要做好。更衣室与外界相连的门一定要密封严密,墙上的灭蝇灯一定要运行良好,地面要干净,工作服与外用衣间要分隔存放,垃圾桶要干净(这一点一定要注意,千万里面不要有食物的外包装袋,一旦让审核人员看见,会给留下非常不好的影响),相关的更衣标识进行张贴等;


⑸车间入口是审核人员常关注的一个重点,这里涉及人员进车间、洗手消毒、化学药品、的管理等。入口负责人员一定要熟练掌握入车间检查的相关工作,例如:如何进行滚头发、配制消毒液、化学药品使用登记等;

⑹进入生产车间,审核人员会根据提供工艺流程图一一进行核对,这就要求车间现场生产流程必须与工艺完全相符合。否则,审核人员会提出很多问题,这就会给审核不通过埋下根源。因为,一个管理好的企业,工艺流程与实际生产是一致的;


⑺关键工序的操作一定要符合要求,记录要与规定的相一致。尤其是关键控制点的工序。例如:金属探测仪操作人员一定要熟练的掌握相关的操作规程,否则会给开具较为严重的不符合项;


⑻车间工作人员的穿衣戴帽一定要规范,尤其是头发外漏、口罩佩戴不规范等情况;人员健康查体的问题,没有健康证的人员一定不能从事现场食品加工的;


⑼异物的控制,是一个有经验审核员提到最多问题的方面。这就要求对所有设备、设施及工器具进行严格仔细的查看,避免设备螺丝的掉落、设施及工器具的破损(例如:碎的塑料筐、破损的刀具等);


⑽追溯的管理,这里包括产品批次的管理、刀具编号的追溯、电子秤校准的追溯等;


⑾过程的相关记录一定要有,例如:半成品检验记录、关键控制点记录、温度控制记录等;


⑿外围的检查,包括原辅料、包材、半成品及成品库,这些地方一定要注意标识、产品的保质期(过期产品一定要及时处理)、先进先出的管理原则等。



三、审核后注意的问题

通常客户都会把验厂所发现的问题以报告的形式发给公司,让在规定的日期内进行整改,即通常所讲的整改报告。整改报告一定要认真对待,且不可有“应付客户”的思想,一定要把客户所提出的所有问题进行原因分析,采取纠正措施及时整改,并如实的把整改情况反馈给客户


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